Die Nutzung von Social Media durch die eigenen Mitarbeiter ist grundsätzlich positiv. Rechtliche Grenzen sind jedoch schnell überschritten und im Konfliktfall existieren keine Regelungen für die Vorgehensweise. Damit bereits im Vorfeld potenziellen Konflikten vorgebeugt werden kann, sollten sinnvolle Regelungen, z.B. eine Social Media Guideline, aufgestellt werden.
Ziel ist es, die Mitarbeiter in dem Thema Social Media angemessen zu schulen und für mögliche Risiken zu sensibilisieren. Schnell wird die persönliche Meinung eines Mitarbeiters als offizielle Unternehmensposition aufgefasst. Beispielsweise sollten persönliche Äußerungen des Mitarbeiters, die das Unternehmen betreffen auch als persönliche Meinung gekennzeichnet werden. So können schon im Vorhinein Missverständnisse vermieden werden.
Social Media gilt in modernen Unternehmen als Teil der Unternehmenskultur, da es zu einem wichtigen Element der Kommunikation mit Kunden, Interessenten und mit Mitarbeitern geworden ist. Im besten Fall spiegeln sich nicht nur die Werte, sondern auch das Markenbild in einen authentischen Social Media Auftritt wider.
Richtlinien für die Verwendung von und das Verhalten auf Social Media Plattformen sind sinnvoll, greifen aber ohne eine solide Basis zu kurz. Diese Basis liefern verbindliche Regelungen, welche die Internetnutzung und die Kommunikation betreffen. Darin sollte beispielsweise geregelt werden, ob das Internet am Arbeitsplatz auch zu privaten Zwecken genutzt werden kann. In dem Zuge gilt es zu klären, was mit der privaten Kommunikation über geschäftliche Kanäle passiert, wenn der Mitarbeiter vertreten wird. Der Datenschutz wird somit auf Microebene zu einem immer wichtiger werdenden Thema. Eine strikte Trennung von privaten und geschäftlichen Aktivitäten ist in der heutigen digitalen Welt so nicht mehr möglich.