Neben den technischen Voraussetzungen gibt es noch eine Reihe hilfreicher Regeln für Inhalte und Gestaltung von Newsletter.
Gestalten Sie Ihre Newsletter immer klar strukturiert und einladend. Verzichten Sie im Zweifelsfall lieber auf noch ein weiteres Angebot und heben es sich für den nächsten Newsletter auf. Ihre Leser werden es Ihnen mit mehr Aufmerksamkeit danken.
Jeder Inhalt sollte für Ihre Leser einen klaren Nutzen haben, ob direkt oder indirekt. Machen Sie klare Angebote und informieren Sie Ihre Leser über relevante Themen. Selbstverständlich können das auch Produkte sein. Liefern Sie inhaltlichen Mehrwert, der die Leser interessiert und aktiviert. Und schaffen Sie ein ganzheitliches Erlebnis. Werden zum Beispiel Angebote beworben, ist eine reibungslose Verlinkung zur Kaufmöglichkeit ein Muss. Bei anderen Themen, wie dem Hinweis auf ein Event, ist stattdessen eine Verlinkung zu einer entsprechenden Landing Page sinnvoll. Diese liefert dann die komplette Information und kann ebenfalls wieder zu einer Handlung aufrufen (Anmelden, Karten bestellen etc.). Natürlich sollten alle Aktionen des Lesers statistisch erfasst werden, und die Landing Page sollte ihre Besucher weiter in die Haupt-Website hineinziehen.
Darüber, ob ein Newsletter überhaupt geöffnet oder gleich in den Papierkorb verfrachtet wird, entscheidet – neben dem Absender – ganz wesentlich der Betreff. Die Betreffzeile muss unbedingt klar und knapp formuliert sein und gleichzeitig möglichst konkret. Also nicht „Tolle Frühjahrsangebote“, sondern eher „Schöner sonnen – jetzt 30 % auf Gartenmöbel“.
Wichtig sind auch die Auswahl und der richtige Einsatz von Bildern. Natürlich entscheidet immer auch der Geschmack, aber einige Grundregeln gelten auch hier:
Nicht nur Gestaltung und Inhalt entscheiden über den Erfolg eines Newsletters. Auch der Versandzeitpunkt ist wichtig. Das Lesen von Business-Newslettern wird meist als Arbeit betrachtet und findet deshalb eher zu Bürozeiten statt. Mutiert man aber nach Feierabend wieder zum Konsumenten, ist man zwischen 20 und 24 Uhr ganz entspannt für Schnäppchen und weitere interessante Angebote offen. Es ist also sehr hilfreich, seine Zielgruppe möglichst genau zu kennen, um den richtigen Versandzeitpunkt zu erwischen. Wie häufig Newsletter versendet werden sollten, hängt sehr vom Interesse der Leser und dem Nutzgehalt des Newsletters ab. Allgemein sollte ein Versand pro 2 bis 4 Wochen kein Problem darstellen. Bei spezialisierten Angebots-Newslettern hängt die sinnvolle Versandhäufigkeit direkt von der Häufigkeit der Angebote ab. Bei einem Großmarkt-Anbieter kann das sogar täglich sein, was bei anderen Versendern und von anderen Empfängern aber ganz sicher als belästigende Spam gewertet würde. Ein Newsletter alle 3 Monate empfinden viele Leser dagegen als zu wenig. Hier gilt: sorgfältig abwägen und lieber mal die Empfänger direkt befragen.
Es gibt noch eine ganze Reihe weiterer Möglichkeiten, Ihren Newslettern zu maximalem Erfolg zu verhelfen. Setzen Sie zum Beispiel aufmerksamkeitsstarke Tools ein, die perfekt zum Thema passen. Hier eignen sich besonders Rabatte oder kostenlose Downloads, wie praktische Dateivorlagen für verbreitete PC-Programme, E-Books oder Apps.
Eine große Rolle spielt auch die durchdachte Verknüpfung aller Online-Marketingeinstrumente und deren reibungsloses Zusammenspiel. Und auch die konsequente Analyse hilft, Ihre Newsletter immer weiter zu verbessern. Verstärkend wirkt auch, wenn ein Newsletter nicht einfach nur deshalb versandt wird, weil Sie Ihren Lesern ein Angebot machen – also selbst etwas verkaufen wollen. Ein passender Anlass mit persönlichem Bezug ist da immer die bessere Alternative. Da solche Anlässe vergleichsweise selten sind, sollten Sie diese möglichst geschickt nutzen. Versenden Sie Lifecycle-E-Mails zu einem Zeitpunkt, zu dem ein bei Ihnen gekauftes Produkt üblicherweise durch ein neues ersetzt wird und machen Sie ein Angebot. Versenden Sie Cross-Selling-E-Mails, wenn Sie Produkte anbieten können, die gut zu einem bereits gekauften passen würden oder es sogar ergänzen. Oder bewegen Sie Ihre Kunden mit Up-Selling-E-Mails zum Kauf von höherwertigen Produkten. Heißen Sie neue Abonnenten und Kunden persönlich per E-Mail willkommen und sammeln Sie neue Kontakte, indem Sie sich von bestehenden Abonnenten und Kunden weiterempfehlen lassen.